Mali kayıtlarınızı ne kadar süre saklamanız gerektiğini öğrenin.
Eğer IRS gelirlerin eksik rapor edildiğine inanırsa, altı yıl öncesine kadar kayıtları incelemek isteyebilir.
Federal yasalar, vergi beyannameleriniz ve diğer kayıtlarınızın kopyalarını üç yıl boyunca saklamanız gerektiği söyler. Buna ‘’üç yıllık yasa’’ denir ve birçok kişinin kayıtlarını üç yıldan sonra tutmaya gerek olmadığını düşünmesine sebep olur.
Ancak IRS, satışlarınızı %25 ya da daha fazla oranda, düşük bildirdiğinizi düşünürse altı yıllık vergi kayıtlarınızın tamamını denetleme hakkına sahiptir. Riske girmemek için hazırladığımız, aşağıdaki rehberden yararlanabilirsiniz.
Bir data oluşturun ve elektronik olarak arşivleyin.
Banka dekontları, vergi beyannameleri, sigorta planları vb. şeyler dahil olmak üzere mutlaka yedek bir kayıt datası oluşturun.
Orijinal kayıtlar yalnızca kağıt üstüne olsa bile taratarak dijital ortama aktarabilirsiniz. Özellikle vergi mükellefleri, kayıtları elektronik bir biçime çevirip sabit bir diske yedekleyebilir ya da CD/DVD’ye yazdırabilir.
Bilgilerin tamamen korunmasını sağlamak için online yedekleme sistemleri de düşünülebilir. Online sistemler ile herhangi bir olayda ya da konumda dahi ulaşılabilir bir halde bulunurlar.
- Müşteriler ve tedarikçiler ile gerçekleştirilen yazışmalar.
- Satın alma fişleri.
- Talep Fişleri
- Depodan Kullanılan Ürün Formları
- Para yatırma fişleri.
- Bordrolar.
- Sekreter Notları
- Çalışan Personel Kayıtları (işten ayrılma sonrası)
- Süresi Dolan Sigorta Poliçeleri
- Şirket İçi Denetim Raporları
- Makbuzlar
- Çalışanların Tasarruf Bonosu Kayıt Kayıtları
- İstihdam Uygulamaları
- Genel Yazışmalar
- Şirket İçi Raporlar
- Envanter Etiketleri
- Saatlik Çalışanlar için Zaman Kayıtları
- Kaza Raporları, İddialar
- Alacak Hesapları
- İptal Edilen Çekler
- İstihdam Vergisi Kayıtları
- Süresi Dolan Sözleşmeler, Kiralamalar
- Ürün, Stok, Malzeme Envanterleri
- Alacak Kayıtları
- Şirket Maliyet Kayıtları
- Satış Kayıtları
- Time Books
- Satıcılara, Çalışanlara vb. Ödeme Kuponları
- Borç Hesapları Defterleri ve Planlamalar
- Banka Hesap Özetleri
- İptal Edilen Hisse ve Tahvil Sertifikaları
- Gider ve Harcama Analizi
- Süresi Dolan Lisans Kayıtları
- Müşteri Faturaları
- Bordro Kayıtları ve Özetleri
- Satınalma Departmanı Satınalma Siparişlerinin Kopyaları
- Ön Muhasebe Kayıtları
- Seyahat ve Eğlence Harcama Kayıtları
- Kupon Kaydı, Tarifeler
Federal yasalar herhangi bir kayıt için ‘’Sonsuza kadar tutmanız gerekiyor.’’ demese de bazı durumlar için bu belgeleri saklamak iyi olacaktır.
- YMM ve Muhasebecilerden Alınan Denetim Raporları
- Hesap Tabloları ve Kasa Kayıtları
- Kurumsal Belgeler (kuruluş, tüzük vb.)
- Tapular
- Yıl Sonu Mali Tabloları
- Sigorta Kayıtları, Güncel Kaza ve Hasar Raporları, Poliçeler
- IRS Acente Raporları
- Yasal Kayıtlar, Yazışmalar ve Önemli Belgeler
- İpotekler, Satış Senetleri
- Emlak Kayıtları
- Vergi İadeleri ve Çalışma Kayıtları
- Vergi Ödemeleri Gibi Önemli Ödemeler İçin İptal Edilen Çekler
- Yürürlükteki Sözleşmeleri ve Kiralamalar
- Sabitleri Doğrulayan Belgeler
- Değer Düşürme Çizelgeleri
- Muhasebe Kayıtları ve Yıl Sonu Bakiyeleri
- Yatırım İşlem Onayları
- Girdiler
- Yönetim Kurulu ve Hissedarların Tutanak Kayıtları
- Uzmanlar Tarafından Yapılmış Gayrimenkul Değerlemeleri
- Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları
- Marka ve Patent Tescilleri
- Banka Bildirimleri
- İptal edilen çekler
- Maaş Çeki Taslakları (W-2 ile uyumlu)
- Aylık ve üç aylık yatırım fonu ve emeklilik katkı pay tabloları (yıl sonu beyannamesi ile uyumlu)
- Kredi Kartı Ekstreleri
- Yardımcı Kayıtlar
- Tıbbi Faturalar
- Süresi Dolan Sigorta Poliçeleri
- Vergi İadeleri İçin Destekleyici Belgeler
- Tıbbi Faturalar (vergiyle ilgiliyse)
- Satış Makbuzları
- Vergiyle İlgili Diğer Senetler
- Kaza Raporları
- Mülk Kayıtları / İyileştirme Makbuzları
- Maaş Kesintileri
- YMM Denetim Raporları
- Önemli Yazışma
- Gelir Vergisi Ödeme Çekleri
- Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları
- Yasal Kayıtlar
- Gelir Vergisi Beyannameleri
- Yatırım Ticareti Onayları
- Araba Kayıtları (araba satılıncaya kadar saklayın)
- Sigorta Poliçeleri (poliçe ömrü boyunca saklayın)
- Pay Stubs (W-2 ile anlaşmaya varıncaya kadar saklayın)
- Satış Makbuzları (garanti süresi boyunca saklayın)
- Garantiler ve Talimatlar (ürünün kullanım süresi boyunca saklayın)
- Amortisman Çizelgeleri ve Diğer Sermaye Varlığı Kayıtları (varlığın vergi ömründen sonra 3 yıl saklayın)
- Kredi Kartı Makbuzları (kredi kartı ekstrenizde saklayınız
- İpotek / Tapu / Kira (sözleşmeden sonra 6 yıl tutun)
- Mülk Kayıtları / iyileştirme makbuzları (mülk satılana kadar saklayın)
- Hisse Senedi ve Tahvil Kayıtları (satıştan sonra 6 yıl saklayın)
- Diğer Faturalar (ödeme bir sonraki faturada doğrulanana kadar saklayın)
